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Newsletter März 2019

Hintergrund

Fuhrparkprojekt bei der Grillo-Werke AG, Duisburg

Risiken rechtssicher ausbremsen

Fährt der Dienstwagen vom Hof, geht das Unternehmen ins Risiko: Die Halterhaftung birgt erhebliche persönliche Risiken für Geschäftsführer und Fuhrparkmanager. Über Unterweisungen, Regularien und eine rechtssichere Dokumentation lassen sich diese minimieren. Allerdings ist für eine gerichtsfeste Dienstwagenordnung angesichts vieler rechtlicher Fallstricke viel Expertenwissen erforderlich. Die Grillo-Werke setzten daher auf Unterstützung von praemium.

Eine fehlende oder mangelhafte Dienstwagenordnung kann empfindliche Strafen für die Verantwortlichen nach sich ziehen, die bis zu Freiheitsstrafen reichen. Die Grillo-Werke AG, ein international agierendes Familienunternehmen der Metall- und Chemieindustrie mit einem Firmenfuhrpark von rund 100 Fahrzeugen, hatte daher bereits ein umfassendes Regelwerk erstellt, das durch die praemium-Experten ge- prüft und auf einen rechtssicheren Stand gebracht wurde. Im Zuge des Projekts wurde parallel eine konzernweite Car Policy aufgesetzt, um die lokalen Dienstwagenregelungen in den Unternehmen der Gruppe zu harmonisieren. Dem Projekt vorausgegangen war eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Bereich der Reiserichtlinien, „bei der nicht nur die Ergebnisse, sondern auch die Chemie stimmten“, so Markus Bley, Leiter des Grillo-Zentraleinkaufs.

„Prüfung und Aktualisierung der bestehenden Dienstwagenordnung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und Pflichten aus der Halterhaftung“ lautete die Aufgabe, bei der Sicherheit und Unfallvermeidung, eine rechtssichere Dokumentation und eine Vereinheitlichung der an den Standorten mit der Zeit gewachsenen Dienstwagenregelungen im Lastenheft standen.

In drei Schritten auf die sichere Seite 

logo grilloNach einem gemeinsamen Projekt-Kick-off aller Beteiligten erfolgte im ersten Schritt eine Sichtung der vorhandenen Unterlagen zu bereits implementierten Maßnahmen, darunter Checklisten, Nutzungsverträge oder Verfahrens- und Betriebsanweisungen für Poolwagen. „Eine sehr solide Basis, die auch in Unternehmen dieser Größenordnung trotz der möglichen Risiken nicht selbstverständlich ist“, so Christina Fleck-Heimbach, Mitglied der praemium-Geschäftsleitung.

Dem folgte die Ergänzung und Aktualisierung des Regelwerkes, wie zum Beispiel der regelmäßigen Führerscheinkontrolle, der Fahrzeugprüfung nach den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) oder der Vorgehensweise bei Unfällen und Pannen. „Vor dem Gesetz ist der Platz am Steuer ein Arbeitsplatz wie jeder andere auch“, so Fleck-Heimbach, „entsprechend streng sind die damit verbundenen Pflichten geregelt.“

Bei der anschließenden Ausarbeitung von praxisorientierten Vorschlägen zum Nachweis der Einhaltung der gesetzlichen Halterpflichten fanden auch Besonderheiten wie die dezentrale Organisationsstruktur oder der Einsatz einer „vernetzten“ Fuhrpark-Software zur Unterstützung der Termineinhaltung/-überwachung und -dokumentation Berücksichtigung.

„Im Zuge der Zusammenarbeit ist es gelungen, die Grundlagen für einen möglichst sicheren Umgang mit den Firmenfahrzeugen zu schaffen und die Verantwortlichen für den Fall des Falles gegen Regressforderungen abzusichern“, lautet das Fazit von Markus Bley. „Wir werden die Dokumentation als `Living Document´ fortführen und bei sich ändernden Rahmenbedingungen wieder gemeinsam anpassen.“

Car Policy – klare Regeln für ein hochemotionales Thema

Vor lauter Haftungsfragen sollte nicht vergessen werden, dass es in deutschen Unternehmen kaum ein emotionaleres Thema gibt als den Dienstwagen. „Des Deutschen liebstes Kind“ ist eben auch in der Firmenhierarchie ein Statussymbol und obendrein ein attraktives Incentive für verdiente Mitarbeiter. Eine eindeutige Fuhrparkrichtlinie regelt, wem welcher PKW zu welchen Konditionen zusteht, verhindert Neid ebenso wie Wildwuchs in den Niederlassungen – daher lag es nahe, diesen Aspekt bei Grillo mit abzudecken. Dabei stand die Harmonisierung im Vordergrund, in anderen Fällen lassen sich dadurch auch die Einkaufs- und Versicherungskonditionen signifikant verbessern.

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