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Newsletter März 2020

Optimierung von Hotelkosten bei Dienstreisen

Kein Bett im Kornfeld

Im Jahr 2018 gaben deutsche Unternehmen für Geschäftsreisen rund 53,5 Milliarden Euro aus – 27 Prozent davon, also 14,5 Milliarden Euro, für Übernachtungen.1 Nach dem Transport ist dies der zweitgrößte Posten bei Dienstreisen. Christina Fleck-Heimbach, Mitglied der Geschäftsleitung von praemium, erklärt, welche Möglichkeiten es gibt, Ihre Ausgaben in diesem Bereich zu senken und wie wichtig dabei aktives Vertragsmanagement ist. 

Wie stellt sich die aktuelle Lage bei Unternehmen dar, wenn es um das Thema Hotelkosten für Dienstreisen geht?

Grundsätzlich ergeben unsere Ist-Analysen häufig, dass Unternehmen bei Übernachtungs- und Stornokosten viel mehr bezahlen, als sie eigentlich müssten. Sicherlich liegt das auch daran, dass Dienstreisen kurzfristig gebucht oder abgesagt werden, was dann zusätzliche Kosten verursacht. Manchmal spielen auch Befindlichkeiten eine Rolle, beispielsweise wenn ein bestimmtes Hotel am Ort bevorzugt wird, obwohl es günstigere gibt. Hauptursache ist aber sehr oft schlicht und einfach die mangelnde Transparenz bei den Kosten. Eine genaue Übersicht ist aber wichtig, denn nur so können Unternehmen Übernachtungskosten vergleichen und die Jahreskosten je Hotel oder Destination sowie ihre aktuelle Stornosituation im Blick behalten.

Warum ist es für Unternehmen so schwer hier die Übersicht zu wahren?

Wir sehen hierfür im Wesentlichen zwei Punkte: Der erste ist, dass das Travel Management nicht in allen Unternehmen richtig ausgereift ist. Controlling und Benchmarking finden nicht immer statt, die Buchungen erfolgen oftmals aufwendig und dezentral. Der zweite Punkt ist: Es fehlen belastbare Zahlen, um mit Hotels Rahmenvereinbarungen schließen zu können und gegebenenfalls Vergünstigungen auszuhandeln.

Wie kann praemium helfen, Hotel- und Stornokosten zu sparen?

Auf der einen Seite steht die Kostenoptimierung: Hier gilt es, sich die Ausgaben für Hotelübernachtungen im Detail anzuschauen, die Stornoquote zu überprüfen, Prozesse, Abläufe und Strukturen zu hinterfragen sowie vor allen Dingen Buchungs-, Rechnungs-, Zahlungs- und Controllingvorgänge zu digitalisieren. Damit wäre dann auch ein wichtiger Grundstein für die notwendige Transparenz gelegt. Ist das geschehen, lassen sich auch Einsparmöglichkeiten ermitteln.

Auf der anderen Seite ist aktives Vertragsmanagement genauso wichtig für einen langfristigen und dauerhaften Erfolg. Die Unternehmen können direkt von unserer langjährigen Expertise profitieren, wenn wir regelmäßig die vereinbarten Konditionen mit den Hotels prüfen und schauen, wie sich die bestehenden Verträge so effizient wie möglich nutzen lassen und wo Verhandlungspotenziale bestehen. Zudem bietet die übersichtliche, digitale Datenaufbereitung eine gute Grundlage für zukünftige Ausschreibungen. Probieren Sie doch einfach mal unsere kostenlose Potenzialanalyse. Wir beraten Sie gerne, natürlich anbieterneutral und immer im Sinne des Mandaten.

(1) Quelle: Verband Deutsches Reisemanagement e.V.,
VDR-Geschäftsreiseanalyse 2019

Lesen Sie zum Thema Optimierung von Hotel- und Stornokosten für Unternehmen auch unseren Fachartikel in der Wirtschaftspresse.

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