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Newsletter März 2020

Tail-End-Management/ Sonderbeschaffungen

Stellschrauben für den Einkauf

Beim Optimieren des eigenen Einkaufs lohnt sich vor allem ein Blick auf die niedrigpreisigen Artikel. C-Teile oder Produkte, die unter Sonderbeschaffungen fallen, sind in der Gesamtbilanz am Ende oftmals deutlich teurer als es den Anschein hat – weil sie in der Regel zu nicht optimalen Preisen eingekauft werden und die Kosten der eigentlichen Beschaffungsprozesse oft über den jeweiligen Sachkosten liegen. Für die Entlastung der eignen Einkaufsressourcen, mehr Transparenz und eine effizientere Einkaufsgestaltung empfiehlt es sich, die Beschaffung solcher Waren extern auszulagern.

Tail-End-Management und Lieferantenmanagement sind betriebswirtschaftliche Ansätze, um den Einkauf von Unternehmen, Krankenhäusern oder Betrieben mit großem Warenbedarf zu optimieren. Zu den problematischen Teilbereichen gehört es auch, den langen Schwanz (Long-Tail) von Nicht-Produktionsmaterialien, also beispielsweise C-Teile oder einzelne Sonderbeschaffungen, zu analysieren, um bessere Einkaufs-, Lager- und Verwaltungsprozesse generieren zu können. Hintergrund ist, dass die Beschaffungskosten der oft niedrigpreisigen Produkte deutlich höher sind als es ihrem eigentlichen Warenwert entspricht. Denn der Aufwand für den Einkäufer ist grundsätzlich derselbe – egal ob er sich um ein wichtiges Bauteil für die Fertigung oder einfach nur um den Einkauf von Büroklammern kümmert. Während das eine Teil aber für die Produktion unerlässlich ist, einen hohen Stückpreis hat und bei der Beschaffung viel Expertise voraussetzt, gibt es das andere online für 50 Cent. Bei einer einmaligen Sonderbeschaffung kommt weiterer Aufwand hinzu, wie beispielsweise neue Lieferanten anzulegen. „Genau da möchten wir von praemium mit unserem Optimierungskonzept bei der Sonderbeschaffung ansetzen und empfehlen, solche niedrigpreisigen Produkte nicht im internen Einkauf zu belassen, sondern einfach auszulagern“, so Christian Herres, Geschäftsführer von praemium. Von so einem Outsourcing können Unternehmen sogar mehrfach profitieren: Zum einen werden die eigenen personellen Ressourcen geschont und das Lieferantenmanagement bleibt übersichtlich, zum anderen ist das Produkt durch den reduzierten internen Aufwand von den Gesamtkosten in der Regel deutlich günstiger. So kann sich der Einkauf seiner Kompetenz entsprechend auf wichtigere, produktionsrelevante Waren konzentrieren.

Digitaler Beschaffungshelfer

Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, die Abwicklung von Sonderbeschaffungen an praemium auszulagern, erfolgt die Abwicklung des Einkaufs rein digital – möglich ist, alle beschaffungsrelevanten Daten nach Freigabe direkt über eine Schnittstelle des kundeneignen ERP-Systems über die cloudbasierten praemium-Systeme zu übertragen. Alternativ können die Parameter der benötigten Artikel aber auch direkt in eine Online-Erfassungsmaske eingegeben werden, über die auch Freitext-Anfragen möglich sind. In diesem Fall wird ein Online-Ticket generiert. Per detaillierte Abfrage können neben den Beschreibungen zum benötigten Produkt sowie der Menge auch der gewünschte Lieferort, Beschaffungszeitraum und Händlerangaben hinterlegt werden. Je nach Servicelevel übernimmt praemium entweder nur die Recherche nach dem günstigsten Angebot zu diesem Produkt und macht entsprechende Vorschläge zum Preisvergleich oder wickelt direkt die gesamte Bestellung ab. Die beschafften Artikel werden dann mit sogenannten eClasses versehen, um den Einkauf über das Jahr hinweg auswertbar und transparent zu halten. „Vorteile für Unternehmen bei solch einem Modell sind, neben einem transparenten Kostenüberblick für diese Warenpositionen und den eingesparten Ressourcen im Einkauf, optional auch die zahlungsmäßige Abwicklung über einen einzigen Kreditoren – egal bei wie vielen Einzelhändlern am Ende Produkte gekauft wurden“, erklärt Christian Herres. „Im Rahmen unserer Beschaffungsoptimierung ist das Outsourcing gerade für Unternehmen mit einem umfangreichen und recht komplexen Einkaufsbedarf ein interessanter Ansatz. Hinzu kommt unsere Expertise beim Einkauf solcher Warengruppen. Warum also nicht einfach mal eine Testphase starten? Unser Team berät Sie gerne.“

Anschrift

praemium Sach- und Dienstleistungskostenoptimierung GmbH
Wilhelmshöhe 6
47058 Duisburg
Deutschland

E-Mail: info(at)praemium-sdo.de
Telefon: +49 (0)203 / 713 764 - 0

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