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Newsletter September 2020

Aktuell

Hochrisikogebiet Travel Risk Management

Das Travel Risk Management wird in den meisten Unternehmen stark unterschätzt. Dabei ist die Gesetzeslage eindeutig: In §§ 617-619 BGB ist geregelt, dass für den Arbeitgeber gegenüber Mitarbeitern, die für das Unternehmen auf Reisen sind, Schutzund Fürsorgepflichten bestehen. Wird die betriebliche Fürsorge vernachlässigt und kommt es zu einem Unfall oder einer Erkrankung, ist der Arbeitgeber zu Schadensersatz verpflichtet. Selbst in DAX-Konzernen herrscht darüber mangelndes Bewusstsein, was im Schadensfall teuer werden kann. Die gute Nachricht: Schon eine kurze und strukturierte Analyse des gelebten Travel Risk Managements bringt Gewissheit, ob man auf der sicheren Seite ist, oder was konkret getan werden sollte. Die Aufnahme der Ist-Situation und die Konzepterstellung können auch rein digital stattfinden. Die Analyse kann kurzfristig vereinbart werden, alle Ergebnisse werden von praemium in einem Stärken- Schwächen-Profil dokumentiert.

Arbeitgeber in der Pflicht

Fürsorge ist eine Unternehmensaufgabe, die sich nicht an Dritte wegdelegieren lässt. Das gilt für die Arbeitsbedingungen im Betrieb ebenso wie auf Reisen. Die Praxis, sich über bestehende Vereinbarungen mit Airlines, Hotels oder Mietwagen oder Verträge mit Reisebüros abzusichern, greift zu kurz. Der Arbeitgeber bleibt selbst in der Verantwortung, seine Regeln klar zu kommunizieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um deren Einhaltung zu gewährleisten. Dazu gehört die Festschreibung verbindlicher Standards und Verhaltensregeln zu allen möglichen Reisezielen, Unterkünften und Verkehrsmitteln, um Mitarbeiter anzuleiten. Soll ich den Flug antreten, obwohl der Mittelsitz nicht frei ist? Kann ich den Spa- oder den Fitnessbereich im Hotel nutzen, wenn er geöffnet ist?

Gesetz- und Unternehmenskonform

Im Dickicht lokaler, regionaler, nationaler und internationaler Vorschriften und Restriktionen fällt es selbst Reiseprofis schwer, den Überblick zu behalten. Eine verbindliche Travel Risk Policy gibt Orientierung und ist Bestandteil eines Maßnahmenkonzeptes, das die Experten von praemium auf Basis der Analyseergebnisse in einem zweiten Modul entwickeln. Ziel ist die Anpassung der Reiserichtlinien, des Risk-Berichtswesens an das Management und der Steuerung der Reisebüros im Rahmen eines individuellen, sowohl den unternehmerischen als auch den gesetzlichen Anforderungen genügenden Travel Risk Managements. In diesem Zuge sollte auch die Digitalisierung aller betroffenen Prozesse und Unterlagen vorangetrieben werden, um die Aktualität, Verfügbarkeit und Rechtssicherheit aller relevanten Daten gewährleisten zu können. Dies betrifft die Genehmigungs-, Reservierungs- und Abrechnungswege ebenso wie das Tracking der Mitarbeiter oder Travel Alerts an Reisende bei sich ändernden Bedingungen. „Je aktueller und digitaler der Datenpool, desto effizienter und sicherer das Travel Risk Management“, so Christina Fleck-Heimbach, Ihre Ansprechpartnerin für alle Fragen rund um das Thema Geschäftsreisen.

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praemium Sach- und Dienstleistungskostenoptimierung GmbH
Wilhelmshöhe 6
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E-Mail: info(at)praemium-sdo.de
Telefon: +49 (0)203 / 713 764 - 0

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